Dla Wystawców

Zapraszamy wystawców do zgłaszania swoich stoisk na nasz konwent Asucon 2017 !

Zgłoszenia są przyjmowane mailowo na: stoiska.asucon@gmail.com.

Prosimy o zapoznanie się z regulaminem wystawców – dostępnych również w wersji pdf.

 

Regulamin wystawców Asucon 2017

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1 Niniejszy regulamin jest integralną częścią umowy, decyzja o uczestnictwie w imprezie równoznaczna
jest z zapoznaniem się z nim oraz jego przestrzeganiem.
1.2 Konwent Asucon XVI odbywa się w III Liceum Ogólnokształcączm im. Stefana Batorego przy ulicy ul.
Farnej 7 (41-506 Chorzów Batory, woj. Śląskie), od godziny 09:00 dnia 09.09.2017 (sobota) do godziny
14:00 dnia 10.09.2017 (niedziela).
1.3 Konwent Asucon XVI organizowany przez Sekcję 9 Śląskiego Klubu Fantastyki jest imprezą
kulturalną w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej (Dz.U.01.13.123 z późn. zm.) i nie podlega przepisom ustawy o Bezpieczeństwie Imprez
Masowych z dnia 20.03.2010 . (Dz.U. Nr 62, poz. 504).
1.4 Przyjmowanie zgłoszeń wystawców trwa od 01.07.2017 do 27.08.2017 włącznie .

2. WARUNKI UDZIAŁU

2.1 Warunkiem udziału jest przesłanie drogą mailową zgłoszenia które powinno zawierać:
2.1.1 Nazwę stoiska
2.1.2 Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za stoisko na konwencie
2.1.3 Ilość osób wchodzących w skład Obsługi stoiska na konwencie wraz z imionami i nazwiskami
2.1.4 Ilość stołów lub wymiary wymaganej powierzchni wystawowej.
2.1.5 Ilość osób (helperów) potrzebnych do pomocy przy przenoszeniu towarów sprzedawanych na stoisko
i ze stoiska, oraz przewidywane godziny w jakich potrzebna będzie taka pomoc. W innym przypadku
organizator może nie przewidzieć wystarczającej ilości osób do pomocy, przez co organizacja stoiska może
się przedłużyć.
2.1.6 Informacje dotyczące stoiska (nazwa, adres www) oraz informacje o sprzedawanym towarze
2.2 Do zawarcia umowy między wystawcą a organizatorami dochodzi po otrzymaniu potwierdzenia
rejestracji stoiska drogą e-mailową.
2.3 Koordynator ma prawo do odstąpienia od wcześniej ustalonego wynajmu stoiska, o czym informuje
drogą e-mailową nie później niż do 27.08.2017 , wraz z podaniem przyczyny – w wypadku gdy stoisko
zostało już opłacone, organizatorzy zwracają wpłaconą sumę bez potrącania jakikolwiek opłat.
2.4 Koordynator może odmówić przyjęcia zgłoszenia o czym informuje mailowo w terminie do 10 dni od
przesłania zgłoszenia.

3. PŁATNOŚCI

3.1 Opłata za stoisko jest kwotą poniesionych przez organizatorów wydatków związanych z miejscem oraz
jego użytkowaniem przez wystawcę.
3.2 Cena jednego stolika wynosi 50zł, w którą wliczona jest jedna darmowa wejściówka na konwent dla
wystawcy. Przy zamówieniu 2-3 stołów doliczana jest kolejna darmowa wejściówka (2 maksymalnie). W
przypadku 4-5 stolików stoisko otrzymuje maksymalnie 3 wejściówki. Przy zamówieniu większej ilości
stołów ilość wejściówek ustalana jest indywidualnie.
3.3 Zapłata za stoisko jest płatna przelewem na podane (w e-mailu potwierdzającym przyjęcie stoiska)
konto nie później niż 03.09.2017 lub gotówką pierwszego dnia (09.09.2017) trwania konwentu
3.4 Zniżki za prowadzenie atrakcji, wypożyczenie sprzętu używanego podczas trwania imprez, oraz
uznaniowe wynikające z innych wyżej nie wymienionych powodów – ustalane są indywidualnie drogą emailową.
3.5 Wystawca może utracić możliwość uczestnictwa w imprezie z chwilą nie uiszczenia wcześniej ustalonej
opłaty w wyznaczonym terminie.
3.6 Istnieje możliwość wystawienia rachunku sprzedaży. W tym celu należy wysłać wiadomość e-mail do
koordynatora wystawców z danymi firmy/osoby prywatnej, na którą ma być wystawiony rachunek nie
później niż 27.08.2017.

4. ZMIANY/REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA

4.1 Zmiany w ustaleniach dotyczących ilości wynajmowanych stołów akceptowane są wyłącznie drogą
e-mailową do 03.09.2017. Pozostałe sprawy można uregulować nie później niż 03.09.2017. W przypadku
nagłych zmian wynikających z sytuacji losowych, po podanej dacie jest to możliwe jedynie przez kontakt
telefoniczny (podany w e-mailu zwrotnym).
4.2 Rezygnacja z wcześniej ustalonego wynajmu może nastąpić nie później niż do 01.09.2017, drogą emailową
z podanego w formularzu adresu korespondencyjnego. W tym wypadku organizator zobowiązuje
się do zwrócenia opłaty (jeśli taka nastąpiła) oraz zastrzega możliwość odliczenia od sumy, kosztów
manipulacyjnych – jeśli takie wynikną (np. opłata za przelew).
4.3 Wystawca, który odstępuje od umowy w sposób niezgodny z regulaminem (nie pojawi się na terenie
konwentu do godziny 12:00 09.09.2017), a uiścił opłatę za wynajem stoiska zostanie ukarany karą
wynoszącą do 50% opłaconej sumy.
4.4 W wypadku odwołania imprezy organizatorzy zwracają wpłacone wcześniej opłaty za stoisko bez
odsetek, lub innych kosztów.

5. ZAGOSPODAROWANIE I ROZMIESZCZENIE STOISK

5.1 Wymiary jednego stołu to ~130x50cm2, w przypadku potrzeby użycia stołów o innych wymiarach lub
proporcjach organizator zobowiązuje się do użycia stołu/ów o powierzchni nie mniejszej niż 130x50cm2.
5.2 Organizatorzy zobowiązują się do przesłania drogą elektroniczną pakietu informacyjnego zawierającego
m.in. plan budynku (wraz z oznaczeniami sal), rozmieszczenie stoisk, mapę okolicy, oraz innymi
informacjami nie później niż 31.08.2017.
5.3 Decyzję o ostatecznym rozmieszczeniu stoisk podejmuje koordynator oraz kolejność zgłoszeń.
5.4 Przygotowane miejsce pod stoisko zostanie oddane do dyspozycji wystawcy 08.09.2017 między godziną
20:00 a 23:00, lub pierwszego dnia trwania konwentu (09.09.2017) od godziny 6:00. Procedura ta nie ulega
przyspieszeniu w przypadku wcześniejszego przyjazdu.
5.5 Wystawca zobowiązuje się do zebrania towaru/stoiska 10.09.2017 (niedziela) do godziny 13:00.

6. TOWAR

6.1 Na terenie konwentu obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży produktów z nieautoryzowanymi grafikami
autorskimi (tj. prace, których wystawca nie jest autorem lub nie posiada zgody na ich wykorzystanie od
twórcy). Zakaz ten obejmuje zarówno ilustracje autorskie jak również fanarty, oraz innych towarów
niezgodnych z obowiązującym prawem polskim.
6.2 W przypadku zgłoszenia koordynatorowi informacji o naruszeniu powyższego zakazu, organizatorzy
mają prawo udostępnić osobie poszkodowanej dane osoby/stoiska/firmy naruszającej prawo a także
poprosić o usunięcie produktów z oferty sprzedaży na czas trwania imprezy.
6.3 Jeżeli dane stoisko/firma odmówi usunięcia wyżej wymienionego towaru, organizator ma prawo cofnąć
zgodę na sprzedaż na terenie konwentu bez zwrotu opłaty.

7. INFORMATOR, REKLAMA, WSPÓŁPRACA

7.1 Wystawca ma obowiązek dostarczyć koordynatorowi potrzebnych materiałów promocyjnych takich
jak banner, adres strony internetowej, opis sprzedawanego towaru – nie później niż do 27.08.2017. W
innym przypadku organizator nie uwzględni informacji o stoisku w materiałach promocyjnych lub
uwzględni tylko tekst informacyjny.
7.2 Organizatorzy udostępniają możliwość reklamy stoiska poprzez umieszczenie banneru reklamowego na
stronie internetowej imprezy oraz wyszczególnienie w informatorze.
7.3 Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za braki i błędy w reklamie wynikające z omyłek w
druku – poważniejsze niedopatrzenia będą sprostowywane na stronie internetowej.

8.BEZPIECZEŃSTWO

8.1 Obsługa stoiska ma obowiązek legitymowania się identyfikatorem wystawcy oraz nosić go w
widocznym miejscu podczas przebywania na terenie konwentu.
8.2 Wystawca bez zgody organizatora nie ma prawa wpuścić na teren obiektu osoby bez opłaconej
wejściówki.
8.3 Organizatorzy zapewniają ochronę obiektu.
8.4 Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za kradzieże, włamania do miejsc składowych, szkody
wyrządzone z winy wystawcy, braki w dostawie prądu/wody i inne sytuacje niezależne od organizatorów.
8.5 Wystawca zobowiązany jest do ubezpieczenia siebie jak i wystawianych towarów we własnym zakresie.
8.6 Zabrania się wnoszenia jak i sprzedaży przedmiotów zagrażających bezpieczeństwu uczestników
imprezy.

9. REKLAMACJA I ROSZCZENIA

9.1.1 Wszelkie reklamacje i roszczenia przyjmowane są drogą e-mailową na adres
stoiska.asucon@gmail.com do 3 dni po zakończeniu imprezy. Po upłynięciu podanego terminu wnioski nie
będą uwzględniane.
9.1.2 Koordynator odpowie drogą mailową w terminie do 7 dni od przesłania reklamacji i/lub roszczenia.
9.2 Niezgodności z umową oraz inne problemy powinny być na bieżąco zgłaszane koordynatorowi podczas
trwania imprezy jak i przed w celu ich rozwiązania.

10. INFORMACJE DODATKOWE

10.1 Przez cały czas trwania imprezy wystawca może korzystać z pomocy obsługi konwentu.
10.2 Organizatorzy zapewniają wystawcom osobną salę do spania oraz oddzielne miejsce na
przechowywanie swoich rzeczy (zamykane na klucz).

11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

11.1 Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego regulaminu jak i innych regulaminów
obowiązujących na terenie obiektu. W wypadku nieprzestrzegania w. w. wystawca zostanie pociągnięty do
odpowiedzialności prawnej jak i finansowej za wszelkie wynikłe z tego szkody.
11.2 Sprawy nie objęte regulaminem rozpatrywane są przez koordynatora wystawców.
W razie wątpliwości pytania prosimy kierować do koordynatora wystawców na adres:
stoiska.asucon@gmail.com